نکات مفید برای بهبود مدیریت ایمیل روزانه و افزایش امنیت ایمیل

در این مطلب از مجله تکنولوژی استار بورس نکات مفید برای بهبود مدیریت ایمیل روزانه و افزایش امنیت ایمیل را قرار دادیم .

نکات مفید برای بهبود مدیریت ایمیل روزانه و افزایش امنیت ایمیل

برنامه های ایمیل این امکان را در اختیار کاربر قرار می دهند که از چندین حساب به طور همزمان استفاده کند

هیچ کارکردی در اینترنت بیشتر از ایمیل دوام نیاورده است.اولین پیام ایمیل در سال 1971 ارسال شد. ایمیل هنوز هم یکی از عملکردهای مهم اینترنت با گذشت بیش از 50 سال از آن زمان است. در زیر چند نکته مفید برای بهبود مدیریت ایمیل روزانه و افزایش امنیت ایمیل آورده شده است.

برنامه های ایمیل

برنامه‌های پست الکترونیکی به کاربر اجازه می‌دهند پیام‌های الکترونیکی را بر روی حافظه رایانه ذخیره کنند، این برنامه‌ها با ارائه عملکردهای بیشتری که قبلاً وجود نداشتند، علاوه بر تنظیم آسان‌تر از قبل، مشخص می‌شوند.

Jörg Geiger از مجله تخصصی کامپیوتر آلمانی “Ship” توضیح داد که اگر کاربر در یکی از شرکت های بزرگ بین المللی حساب الکترونیکی داشته باشد، فقط کافی است نام کاربری و رمز عبور را وارد کند و دیگر نیازی به وارد کردن نیست. داده های سرور، پورت ها و سایر داده های رمزگذاری شده را وارد کنید.

برنامه های پست الکترونیکی علاوه بر عملکرد فیلترینگ و طبقه بندی خودکار پیام ها، امکان استفاده همزمان از چندین حساب ایمیل را در اختیار کاربر قرار می دهند.مهم ترین عملکرد برنامه های ایمیل “ویرایش” پیام ها از سرورهای شرکت های ارائه دهنده خدمات پستی و ذخیره آنها در رایانه های رومیزی در خانه یا انجام یک فرآیند پشتیبان گیری برای پیام ها و بایگانی آنها در یک رسانه ذخیره سازی خارجی.

یورگ گایگر توصیه کرد که از برنامه ایمیل رایگان “Thunderbird” از موزیلا استفاده کنید، زیرا این برنامه به طور مداوم مشابه مرورگر “Firefox” در حال توسعه است و برای سیستم عامل های مختلف مانند “ویندوز” مایکروسافت و “iOS” در دسترس است. زیرمجموعه اپل و لینوکس، یک سیستم عامل متن باز.

برنامه های ایمیل موجود در سیستم عامل های صادر شده توسط شرکت های فناوری نیازهای کاربر عادی را برآورده می کند

این کارشناس آلمانی تأیید کرد که برنامه های ایمیل موجود در سیستم عامل هایی مانند مایکروسافت ویندوز میل و اپل میل برای نیازهای کاربر عادی کافی است و بنابراین نیازی به پرداخت هزینه های اضافی برای خرید برنامه های ایمیل ندارد.

مدیریت حساب های ایمیل

کاربر اغلب چندین حساب ایمیل قدیمی دارد که در حال حاضر به ندرت از آنها استفاده می شود و ممکن است نخواهد دائماً برای پیگیری نامه وارد سیستم شود. برای رفع چنین نیازهایی، عملکرد مسیریابی خودکار و گروه بندی پیام ها در دسترس است. .

این کارشناس آلمانی تأیید کرد که اکثر شرکت های ارائه دهنده خدمات ایمیل، عملکرد فوروارد خودکار را ارائه می دهند، اما دارای نقص هایی هستند، زیرا نام فرستنده اصلی پس از فوروارد پیام ها در کادر فرستنده ظاهر نمی شود، بلکه نام کاربری که ارسال می شود نشان داده می شود. پیام را فوروارد کرد

از این رو، عملکرد جمع‌آوری یا وارد کردن ایمیل‌ها در اینجا مفیدتر است، زیرا به «وارد کردن» پیام‌ها از صندوق ایمیل دیگری پس از مدتی و ذخیره آنها کمک می‌کند و کاربر می‌تواند عملکرد ارسال خودکار یا جمع‌آوری (وارد کردن) را فعال کند. پیام ها در تنظیمات حساب ایمیل

حداکثر محدودیت پیوست ایمیل در سرویس Google Gmail از 25 مگابایت تجاوز نمی کند

پیوست های ایمیل را ارسال کنید

کاربر نمی تواند فایل های بزرگ را به عنوان پیوست ایمیل ارسال کند و حداکثر ضمیمه پیام در سرویس Google (Gmail) از 25 مگابایت تجاوز نمی کند.

اما اگر می‌خواهید پیوست‌هایی با اندازه‌های بزرگ‌تر از این ارسال کنید، بهتر است آن‌ها را از طریق سرویس‌های رایانش ابری مانند Google Drive یا Dropbox به اشتراک بگذارید، زیرا ایمیل در این مورد فقط شامل یک لینک برای دانلود فایل‌ها است.

با این حال، پروفسور کریستین دور، رئیس بخش امنیت سایبری در موسسه Hasso Planter (HPI) در پوتسدام، آلمان، به کاربر توصیه کرد که به دقت در مورد آنچه به عنوان پیوست به ایمیل ارسال می کند فکر کند.

وی افزود: از نظر فنی پیام الکترونیکی مانند کارت پستال است و بنابراین اطلاعات حساس مانند کپی کارت شناسایی نباید بدون رمزگذاری ارسال شود.

هنگام انتقال حساس ترین داده ها، پروفسور دور توصیه کرد به سرویس رایگان “Filetransfer.kpn.com” وابسته به شرکت مخابرات هلندی اعتماد کنید. این سرویس به کاربر این امکان را می دهد تا داده های رمزگذاری شده تا حجم 4 گیگابایت را دانلود کرده و آن را با آن ایمن کند. یک رمز عبور

در مورد استفاده از سرویس‌های انتقال داده بدون رمز، Dor توصیه می‌کند از برنامه‌های فشرده‌سازی فایل رایگان مانند 7-Zip استفاده کنید که امکان رمزگذاری و ایمن شدن داده‌ها با رمز عبور همزمان را فراهم می‌کند و پس از آن می‌توان فایل‌های فشرده شده را به راحتی به اشتراک گذاشت. رایانش ابری یا خدمات انتقال داده رمزگذاری نشده در اینترنت.

در صورتی که کاربر بخواهد بدون نیاز به حساب کاربری یا ثبت نام در سرویس رایانش ابری، داده هایی را در اندازه های بزرگ ارسال کند، خواه فشرده باشد، رمزگذاری شده باشد یا نیاز به حفاظت خاصی نداشته باشد، می تواند از سرویس “Wetransfer.com” استفاده کند. که امکان ارسال 2 حداکثر 1 گیگابایت داده را به صورت رایگان یا سرویس “Transfernow.net” با حداکثر 5 گیگابایت به صورت رایگان یا “Swisstransfer.com” با حداکثر 50 گیگابایت را می دهد. هنگام استفاده از چنین خدماتی، کاربر در پیوندی برای دانلود فایل ها برای اشتراک گذاری با دیگران دریافت می کند، این سرویس ها معمولاً داده ها را پس از چند روز حذف می کنند.

امنیت ایمیل

صندوق ورودی ایمیل مرکز اصلی هویت دیجیتال کاربر است، ثبت نام برای بسیاری از خدمات دیگر از طریق حساب ایمیل انجام می شود و پیام هایی شامل پیوندهای بازنشانی رمز عبور برای سرویس های وب مختلف به حساب ایمیل اصلی ارسال می شود.

نقض بزرگ ایمیل یک سناریوی بسیار خطرناک است. پروفسور دور به نشانه هایی اشاره کرد که نشان می دهد ایمیل هک شده است، مانند ظاهر شدن ناگهانی پیام های خوانده نشده که خوانده شده اند، یا اگر قوانین فیلتر کردن پیام ها تغییر کند یا برخی از آنها حذف شوند.

علاوه بر این، حوادث نشت داده یا حملات هک الکترونیکی ممکن است خطرات امنیتی ایجاد کند، زیرا داده‌های کاربر در هر دو مورد هک می‌شوند، زیرا برخی از سرویس‌های وب وجود دارند که رمز عبور کاربران خود را به صورت رمزگذاری شده نگه نمی‌دارند و اگر کاربر در معرض نشت داده ها، حملات هک الکترونیکی، یا سرقت رمز عبور رمز عبور، که برای ورود به حساب ایمیل استفاده می کند، قربانی آسانی خواهد شد.

حفاظت از ایمیل مستلزم استفاده از رمزهای عبور قوی  است.

هویت دیجیتال امن

برای ایمن کردن هویت دیجیتال، کاربر باید رمزهای عبور قوی تنظیم کند و برای هر سرویس در وب، به ویژه هنگام استفاده از ایمیل، از رمز عبور استفاده کند، علاوه بر این، در صورت وجود، قابلیت تأیید دو مرحله‌ای را فعال کند.

اگر کاربر مشکوک به هک شدن حساب کاربری خود باشد، باید سریعا رمز عبور خود را تغییر دهد و همچنین توصیه می‌شود با بررسی «Identity Lake Checker» مرتباً بررسی کند که آیا آدرس‌های ایمیل و داده‌های ورود به سیستم در معرض نشت داده‌ها یا حملات هک الکترونیکی قرار گرفته‌اند یا خیر. خدمات (Identity Leak Checker یا Haveibeenpwned.com چنین داده های لو رفته را در پایگاه داده جمع آوری می کند.